Para fazer mala direta de Excel para Excel, siga os seguintes passos:
Organize os dados da planilha de origem:
- Crie uma planilha de dados com as informações que será utilizada na mala direta, como nome, endereço, cidade, estado, CEP, etc.
- Certifique-se de que as informações estejam organizadas em colunas separadas. Se necessário, adicione novas colunas para cada tipo de informação.
- Coloque um cabeçalho para cada coluna. É importante que os cabeçalhos sejam claros e descritivos.
- Verifique se não há informações duplicadas ou faltantes.
Crie a planilha de destino:
- Abra uma nova planilha de Excel para servir como planilha de destino.
- Adicione as colunas necessárias para as informações que deseja incluir na mala direta. Certifique-se de que os cabeçalhos correspondam aos da planilha de origem.
- Na primeira linha abaixo dos cabeçalhos, deixe a célula da esquerda em branco. Esta célula é reservada para a fórmula de combinação de dados.
Inserir a fórmula de combinação de dados:
- Na célula em branco abaixo dos cabeçalhos, insira a fórmula de combinação de dados. A fórmula mais comum é =CONCATENATE(), mas também pode ser usada a fórmula =&().
- Digite a primeira célula de origem da primeira coluna que você deseja incluir na mala direta, por exemplo, =CONCATENATE(A2, ", ") - isso combina o conteúdo da célula A2 com uma vírgula e um espaço.
- Adicione, em seguida, a próxima célula de origem, e assim por diante, separando cada uma com um sinal de concatenação (&), como =CONCATENATE(A2, ", ", B2, ", ", C2, ", ", D2, " ", E2).
- Copie essa fórmula para todas as células da planilha de destino, para que todos os dados sejam combinados automaticamente.
Salvar a planilha de destino como um arquivo separado por vírgulas (CSV):
- Clique em "Arquivo" e depois em "Salvar como".
- Selecione "CSV (separado por vírgulas)" na lista de opções de formato de arquivo.
- Salve a planilha em um local fácil de lembrar de sua escolha.
Importar a planilha de destino para o Excel novamente:
- Clique em "Dados" e depois em "De Texto".
- Selecione o arquivo CSV que você salvou anteriormente.
- Siga as instruções na tela para importar os dados para o Excel.
- Certifique-se de selecionar a opção "Delimitado" e escolha "Vírgula" como o delimitador.
Verificar a mala direta:
- Certifique-se de que todas as informações estão corretas e foram combinadas corretamente.
- Faça ajustes, se necessário.
- Salve a planilha novamente e use-a para imprimir etiquetas ou produzir um documento mesclado.
Lembre-se de que alguns desses passos podem variar um pouco dependendo da versão do Excel que você está usando. Além disso, é sempre importante fazer backup dos seus arquivos e verificar se todos os dados foram corretamente combinados antes de finalizar a mala direta.