Para utilizar o subtotal no Excel 2007, siga os seguintes passos:
Selecione a coluna que você deseja calcular o subtotal. Certifique-se de que a primeira linha da coluna contém o cabeçalho da coluna.
Clique na guia "Dados" na barra de ferramentas do Excel.
Clique no botão "Subtotal" na seção "Ferramentas de Dados". Isso abrirá uma janela de diálogo "Subtotal".
Na caixa "À cada mudança em", selecione a coluna pela qual você deseja agrupar os dados.
Na caixa "Usar função", selecione a função que deseja utilizar para o cálculo do subtotal. Por exemplo, você pode selecionar "Soma" se quiser calcular a soma dos valores em cada grupo.
Na caixa "Adicionar subtotal para", marque as caixas correspondentes às colunas que você deseja incluir na tabela de subtotais. Selecione a caixa "Substituir subtotais atuais" se houver subtotais existentes que você deseja substituir.
Clique em "OK" para aplicar o subtotal à sua planilha. Os subtotais serão exibidos na tabela, ao lado do cabeçalho da coluna que você selecionou originalmente.
Para expandir ou contrair os grupos, clique nas setas ao lado dos números de subtotais. Você também pode remover os subtotais selecionando a guia "Dados" e clicando em "Remover subtotais" na seção "Ferramentas de Dados".